【メニュー式メモ帳】驚きの効率化 Powered by CGIKON

【サンプル版】　

　○○○○○株式会社

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【地道な作業】
カタカタカタ、カタカタカタ
メンバーの一人が何やら必死に入力作業をしていた。
それに気がついたシステム担当が様子を伺った。
「どうしたの？大変そうだね」
「そうなんです、実は、朝会社に来たら表計算ソフトに保存していたデータがパソコンから削除されていたんですよ」
「ええ？間違って消しちゃったの？」
「それがそういう記憶が無いんですけど……とりあえず、紙で保存していたものがあったので、最初から登録し直しているんです」
「そうなんだ……どれくらいかかるの？」
「他の業務をやりながらなので、一日30枚がいいところですね」
「それで全部で何枚あるの？」
「ええと、1000枚くらいです」
「……じゃあ、早くても1ヶ月はかかるんだね」
「そうですね、まあなんとかがんばります」
メンバーはそういうと、時間を惜しむように地道な入力作業に戻った。

【便利ツール？】
「結構めんどくさいことしてるんだなあ、自分だったら、プログラムにやらせるのになあ……そういえば表計算ソフトってプログラム組めなかったかな？」
そう思うとシステム担当は表計算ソフトの機能を使って、簡易入力ツールを作成した。
「これ使ってみて」
「ええ？ありがとうございます」
「どう？」
「あの……たぶんこれは選択式じゃないほうがいいです。……その代わりこのよく使う内容を一気に入れるボタンなんてあれば」
「このボタンは、こういう目的で付けてみたんだけど」
「そうなんですけど、今回みたいな大量入力の場合は、かえって手間がかかってしまう気がするんですよ」
「……そうかな？便利だと思うけど」
システム担当は、腑に落ちないままメンバーの要望どおりに作り直してみた。
「ありがとうございます！これで頑張って入力しますね」
その時点では、システム担当もメンバーも本当にこれで効率化になるのかどうか疑問を感じていた。

【ツールの底力】
ところが、一週間後驚きの結果が出た。
「あの、もう全部入力終わってしまいました」
「ええ？一ヶ月くらいかかるって」
「はい、あのツールのおかげで一日100枚以上できたんです。正直びっくりしてます」
「そうなんだ、それはよかった、お疲れ様」
システム担当もメンバーも驚いた。
一ヶ月かかる予定のものが、1週間に短縮されたこの結果。
システム担当は、作る側の目線が、本当に使いやすいのかどうかはわからないことを思い知らされた。
メンバーは、どっちみち入力するのだからとそんなに期待をしていなかっただけに、これほど時間が短縮されて、ツールの便利さを思い知った。
専用のアルバイトを雇うことも考えていた上司は、この報告を受け口をポカンと開けていた。
恐るべきツールの効果。
ちょっとしたツールでも、時間短縮そして経費の削減につながることになる。
それがCGIKONの原点なのかもしれない。

執筆担当：CGIKON　佐々木

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